Planet Time: software di gestione e rilevazione delle presenze, ore di lavoro e assenze dei dipendenti con elaborazione voci per paghe.
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Con un sistema di rilevazione presenze automatizzato, la registrazione delle timbrature viene effettuata da un terminale di raccolta dati (un vero e proprio computer) per mezzo di dispositivi di varia natura (tessere magnetiche, schede a microchip, rilevatori di prossimità (transponders rf-id), tessere con codici a barre).
Il terminale è dotato di una propria memoria in cui le timbrature vengono immagazzinate ed ove permangono per un periodo di tempo teoricamente illimitato (poiché la memoria è comunque limitata, se non si procede ad uno scarico periodico delle timbrature, ad un certo punto non ci sarà più spazio a sufficienza per registrare ulteriori informazioni).
Ad intervalli di tempo scelti dall’operatore, le informazioni residenti nel terminale vanno “travasate” in un computer; si ottiene così, di liberare la memoria del terminale per accettare nuovi dati e di avere tutte le timbrature del periodo su una macchina che, disponendo di un programma adeguato, è in grado di elaborarle e controllarle.
Planet TIME è il nuovo software per la gestione delle presenze in ambiente Windows o in modalità Saas, utilizzabile indifferentemente da Aziende private ed Enti pubblici.
Il software Planet TIME è costituito da un insieme di procedure per la gestione del personale che affrontano tutte le problematiche che si incontrano a monte degli stipendi, partendo dalla acquisizione delle timbrature di presenza ed arrivando alla produzione del cedolino mensile con il rapporto completo delle voci di presenza, assenza e straordinario.
Il pacchetto è stato realizzato da un team costituito da persone dislocate sul territorio nazionale, con un bagaglio di esperienze nel settore ultra decennale; si è ottenuto così un software che tende a sintetizzare tutte le esigenze realmente mutuate ‘sul campo’, assistendo le più disparate realtà aziendali.
L’esperienza maturata con procedure realizzate da terzi, o dagli stessi progettisti del team, ha comportato un lavoro di analisi piuttosto complesso prima di scegliere le linee guida su cui fondare tutto il sistema informativo, cercando di mediare le esigenze di ognuno e di non tralasciare alcuna problematica emersa nel corso degli anni.
Si spiegano così alcune scelte di progetto che, a prima vista, potrebbero sembrare piuttosto “complesse”: la complessità dei profili orari, la possibilità di gestire infinite timbrature, voci e giustificazioni di assenza per la singola giornata.
In realtà, in un uso standard (95% dei casi), Planet TIME si rivela un pacchetto di utilizzo semplicissimo, quasi banale, e questo, in fondo, era lo scopo principale che ci si era preposto.
L’esperienza sul campo, di cui si diceva dinanzi, ha condotto alla stesura di una lista di requisiti minimali e di possibili migliorie che hanno costituito le basi su cui fondare lo sviluppo del prodotto.
Possiamo sintetizzare questi requisiti come segue:
- semplicità d’uso;
- funzionalità;
- architettura aperta.
Per ottenere un programma semplice da usare e, possibilmente, di facile apprendimento, sono state adottate tutte le prerogative dell’ambiente Windows, con largo uso di metafore che rendessero immediata l’identificazione delle varie funzioni.
Si è optato per una architettura che racchiudere tutte le funzionalità del programma in un unico ambiente integrato e non dispersivo, in cui l’utente può velocemente rintracciare tutte le procedure di cui necessita. Questa prerogativa consente di poter avere in linea una grande quantità di informazioni senza dover aprire e chiudere continuamente una moltitudine di finestre (ad esempio è possibile aprire il cartellino mensile di diversi dipendenti e, contemporaneamente, consultare Profili, Orari, Voci, fasce ecc.).
Altre soluzioni sono state introdotte per accelerare l’accesso alle funzioni più usate (barre degli strumenti) e per rendere facilmente identificabili le varie finestre (uso di grafica e colori).
Per quanto concerne la funzionalità del prodotto, ovvero la ricchezza delle funzioni a disposizione, si è cercato di operare una fusione delle esigenze riscontrate sul campo, delle problematiche insorte con le varie tipologie di programmi installati e delle opzioni che gli operatori hanno proposto.
Il mercato dei programmi per la gestione automatica delle presenze prolifera ormai di soluzioni mirate per tutte le fasce di utenza e per ogni esigenza particolare; risulta però abbastanza difficile selezionare un prodotto che possa essere configurato in maniera tale da adattarsi ad un vasto panorama di problematiche. In genere, infatti, il pacchetto progettato per aziende di tipo privato è assolutamente inadatto per l’ente pubblico; oppure, la gestione delle tipologie di Orario è orientata verso problematiche di un certo tipo piuttosto che di un altro, costringendo l’operatore ad inventare strane elucubrazioni per aggirare l’ostacolo.
Nella stesura del progetto si è optato per una struttura omnicomprensiva, basata su una modularità molto spinta delle varie componenti del programma; questo concetto potrebbe essere riassunto con un lapidario “abbiamo messo dentro tutto, scegliete quello che vi serve”.
Dunque, in questa circostanza, è l’utente ad attivare e/o disattivare delle funzionalità che sono incluse nel pacchetto e che, quindi, non vanno a stravolgerne la natura.
L’operazione di controllo ed elaborazione delle timbrature su un classico cartellino di presenza, può sembrare un processo banale, ma analizzato con l’ottica di ricavarne un algoritmo, si possono individuare molte fasi concatenate che può essere piuttosto complesso automatizzare con una procedura di calcolo:
• Acquisizione e primo controllo delle timbrature. In questo ambito viene verificato il numero delle timbrature effettuate, la corretta alternanza delle entrate e delle uscite e vengono scartate eventuali timbrature doppie (effettuate in una successione talmente rapida da non generare fasce significative; generalmente si tratta di errori da parte del dipendente).
• Individuazione dell’Orario di lavoro svolto. Dalla sequenza delle timbrature, l’operatore deduce, tra quelli possibili, l’Orario di lavoro più appropriato.
• Arrotondamento delle timbrature. In base all’Orario di lavoro svolto, le timbrature effettive vengono arrotondate per uniformarsi alle fasce definite; tipicamente, si tratta di una operazione che ricorre ad una serie di regole generali definite all’interno dell’azienda (es. chi timbra tra le 07:55 e le 08:05 vedrà la sua timbratura arrotondata alle 08:00).
• Determinazione delle fasce di presenza, assenza e straordinario Sulla base dello schema delle timbrature previste, vengono controllate le fasce in cui il dipendente è effettivamente presente in azienda e quelle in cui risulta assente.
• Assegnazione delle Voci per le fasce individuate. Ad ogni fascia di presenza o di lavoro straordinario individuata, viene abbinata una Voce ed una durata che andrà a cumularsi sul Monte Ore della giornata.
• Controllo dei giustificativi per le assenze. Qualora si presentassero delle situazioni anomale, nello specifico: assenze durante una fascia di presenza, l’operatore controlla l’esistenza di giustificativi che permettano di trasformare tali assenze in permessi, ferie, o comunque Voci che consentano di eliminare l’anomalia.
• Compensazione di assenze e straordinari. Generalmente, qualora la politica aziendale preveda una certa elasticità dell’Orario di lavoro, prima di procedere alla somma ed all’accorpamento delle Voci si procede con una compensazione delle assenze non giustificate con le presenze straordinarie (es. il dipendente è entrato con 15 minuti di ritardo, ma si è trattenuto per 20 minuti oltre l’orario di lavoro previsto; se l’orario prevede un comportamento elastico, otterremo come risultato finale 5 minuti di lavoro straordinario e nessuna assenza da giustificare).
• Chiusura della giornata In questa fase, le Voci di presenza, assenza e straordinario vengono sommate ed accorpate per categorie uniformi e vanno quindi a formare il risultato finale della elaborazione.
Dunque, alla fine del processo, grazie al software Planet Time otteniamo un insieme di Voci e di quantità da imputare nel programma per il computo delle paghe, con la possibilità di esportare un file con tracciato record compatibile con i gestionali attualmente più utilizzati dai consulenti del lavoro.
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